檔案管理無紙化中的問題:試論企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策

檔案管理的信息化意識(shí)不足

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡單的工作,需要大量的時(shí)間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí),使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。

檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問題。

標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善

檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

駐馬店市第二人民醫(yī)院王昆鵬