王金鳳

    醫(yī)院的檔案主要包括管理、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、診療、會計等內(nèi)容。可以說，這些檔案資料也是一種重要的戰(zhàn)略資源。為進一步規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，進一步挖掘檔案的利用價值與良好效益，就必須按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，實行各門類檔案集中統(tǒng)一管理，建立綜合檔案室，建成綜合性檔案資源信息庫，充分提高檔案信息的綜合管理和開發(fā)利用能力。當(dāng)前和今后一段時期，要重點抓好九類檔案建設(shè)：

    1. 醫(yī)院管理檔案。即“文書檔案”。要嚴格執(zhí)行國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，歸檔重點是能反映本單位主要職能活動和基本歷史風(fēng)貌的具有利用價值和查考價值的文件材料。歸檔范圍要拓展到調(diào)研、決策、實施、督查、成效等各個環(huán)節(jié)形成的文件和其他重要資料，包括主要領(lǐng)導(dǎo)的指示、批復(fù)等手稿，論證修改過程中的備選方案和中期成果，照片、錄音、視頻資料等，充分發(fā)揮其在醫(yī)療領(lǐng)域中起到的重要決策和實施作用。

    2. 重大事件檔案。也可視作“文書檔案”的一部分。要將本單位發(fā)生的重大事件和活動列入建檔范疇，收集這些事件從開始到結(jié)束期間的所有原始資料，特別是涉及黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、外國政要及知名人士來單位視察、訪問和出席活動等情況，要保存好相關(guān)原件題詞、影像和實物。若多家單位聯(lián)合舉辦的重大活動，要按事件專題及時歸檔。此外，還要做好重大新聞事件的文字、照片、視頻等資料的定期整理和歸檔，有條件的可以數(shù)字化形式妥善保存，留下醫(yī)學(xué)發(fā)展的生動記錄。

    3. 重點項目檔案。認真抓好重大重點基本建設(shè)項目的建檔工作，按照工程建設(shè)與檔案管理同步開展的要求，基建項目從開工到竣工驗收，應(yīng)始終有檔案部門共同參與，以保證檔案的完整齊全。

    4. 病案管理檔案。病歷是指醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料的總和，包括門（急）診病歷和住院病歷。病歷檔案是體現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)檔案工作的重要特色，應(yīng)按照國務(wù)院、衛(wèi)生部等規(guī)定的要求，書寫并妥善保管病歷資料，建立完善病歷管理制度。病歷資料要嚴格根據(jù)《中華人民共和國執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》和《病歷書寫基本規(guī)范（試行）》的規(guī)定，保證客觀、真實、準(zhǔn)確、及時、完整。醫(yī)院應(yīng)嚴格病歷管理，嚴禁任何人涂改、偽造、隱匿、銷毀、竊取病歷。病歷檔案的借閱、復(fù)印或復(fù)制、封存、保存期限應(yīng)按照《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定》執(zhí)行。

    5. 科學(xué)技術(shù)檔案。科研檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，直接反映了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展與進步，包括科研攻關(guān)項目、論文發(fā)表、新技術(shù)新項目開展等內(nèi)容。應(yīng)從論證、立項、攻關(guān)到結(jié)題、評估、推介，所有生成的資料都要及時進行歸檔，確保其檔案齊全完整。檔案部門應(yīng)主動參與科研項目鑒定活動等工作。發(fā)表論文和開展新技術(shù)新項目均應(yīng)嚴格按規(guī)定及時搜集歸檔。

    6. 會計憑證檔案。會計檔案是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，必須妥善保管、有序存放、方便查閱。必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計文書的立卷、歸檔及檔案保管、查閱和銷毀等管理制度，嚴防毀損、散失和泄密。

    7. 重要人物檔案。主要指在醫(yī)學(xué)發(fā)展史上有較高知名度和影響力的名醫(yī)，要注重收集他們的典型事跡，有條件的要建立名醫(yī)個人專題檔案，推出傳記、回憶錄、畫冊等編研成果，以起到教育后人的作用。

    8. 設(shè)備儀器檔案。近年來，各醫(yī)院引進、購置了大量先進的精密儀器設(shè)備，在醫(yī)療技術(shù)進步過程中發(fā)揮了重要的作用。其圖樣、說明書、安裝使用規(guī)程、運行記錄、檢修記錄以及與設(shè)備儀器有關(guān)的其他材料是設(shè)備維護修理的依據(jù)，均應(yīng)按期歸檔。檔案部門應(yīng)參與設(shè)備開箱驗收等工作。

    9. 特殊載體檔案。特殊載體既包括照片、錄音帶、錄影（像）帶、光盤等聲像檔案，也包括實物檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，特殊載體檔案日益增多。應(yīng)按不同載體進行正確歸類與建檔。

    針對醫(yī)院檔案的特點和規(guī)律，不斷探索新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，強化醫(yī)院的檔案管理具有重要的意義。

    一要完善醫(yī)院檔案管理的體制和制度建設(shè)。醫(yī)院檔案管理活動與其它他文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)通過認真地調(diào)查研究，逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu)，確立檔案室在醫(yī)院中的地位，實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。

    二要強化管理責(zé)任。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任之中，建立相應(yīng)的考核制度，與科室主任工作實績考核及獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責(zé)任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進檔案管理的規(guī)范化。

    三要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。醫(yī)院檔案管理要符合檔案的各項標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，從分類、編號及案卷目錄，各個項目都要符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

    總之，醫(yī)院檔案管理要站在經(jīng)濟社會發(fā)展的前沿，準(zhǔn)確把握社會變革規(guī)律和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展方向，認真履行檔案工作“留存歷史、記錄時代”的主體職責(zé)，從科學(xué)管理的角度，確保檔案忠實、完整地保存醫(yī)院發(fā)展進程中的全貌，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的科學(xué)發(fā)展、率先發(fā)展、和諧發(fā)展提供扎實的文化內(nèi)涵。（作者單位：駐馬店市中心醫(yī)院黨委辦公室）